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Boletín Ideas Clave • Primavera 2010 • Volumen 7, número 3. Tema del mes: Mejora de Procesos

Process Improvement
 

Durante el último año y medio, la economía global se ha transformado. Estos cambios han tenido un gran impacto en las plantillas laborales de todo el mundo. Recuerda cómo era tu trabajo hace apenas unos meses y observa lo diferente que es ahora. A veces los cambios son pequeños y sólo implican asumir tareas adicionales; otras veces los cambios son tan radicales que provocan giros profesionales de 180º. Sean cuales sean los cambios, siempre se esperará de ti que cumplas con tus obligaciones laborales. Si eres gerente, se espera que te adeptes rápidamente al cambio. Si eres un empleado, se espera que aceptes el cambio y mantengas tu productividad. En esta edición de Ideas Clave hablaremos de los cambios en el lugar de trabajo.

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Adaptándose para asumir el cambio

A lo largo de nuestra carrera profesional nuestras funciones y responsabilidades cambian. A medida que progresamos en el trabajo nos vamos enfrentando a retos como dirigir equipos, liderar reuniones y comunicar la visión y misión de la empresa. En este contexto profesional en constante cambio, la capacidad para adaptarse puede considerarse más importante que cualquier otra virtud en términos de largo plazo.

Adapta tus expectativas. Puede que ese ascenso no se produzca este año. Puede que ya no trabajes para la misma persona ni te ocupes de las mismas responsabilidades. Adapta tus expectativas sin reducirlas, si es posible. Céntrate en los objetivos que dependen de ti.

Fomenta las relaciones y los contactos. Esta estrategia es fascinante y muy productiva para adaptarse a los cambios. Da por hecho que va a ocurrir un cambio dentro de poco. ¿A quién te gustaría conocer o a quién querrías conocer mejor si se produjese ese cambio? Empieza a desarrollar desde ahora esas relaciones y amplía tu red de apoyo y motivación. 

Ten paciencia. Cuando hablamos de cambio, muchas veces queremos que se produzca ya para poder seguir con nuestras vidas, pero los cambios en los lugares de trabajo a menudo llevan mucho más tiempo del que pensamos. El cambio debe comunicarse e integrarse y requiere un cierto tiempo para que todas las funciones organizacionales relacionadas se adapten. Las personas también necesitan su tiempo para adaptarse a un entorno laboral cambiante.

 

Sé innovador. Interpreta el cambio como un reto. Lánzate a planear, preparar, involucra a otras personas en el proceso y diseña nuevos horizontes profesionales que podrían surgir como consecuencia del cambio. Descubre tu lado más audaz.

 

Practica el inconformismo constructivo. En lugar de anclarte en el status quo, pregúntate cómo puedes mejorar y cómo podría mejorar la empresa. En lugar de expresar tu desacuerdo de forma destructiva criticando los esfuerzos realizados en el cambio, busca la forma de hacer que la integración y el proceso del cambio se desarrollen mejor.

 

Prueba algo nuevo cada día. Cuando nos sacan de nuestra zona de confort, tendemos a crear una nueva inmediatamente. Pero, ¿qué sentido tiene eliminar barreras para construir otras nuevas? Proponte probar cada día por lo menos una nueva forma de adaptarte al cambio. Conviértelo en un esfuerzo positivo y productivo.

 

Pide otras opiniones. Puede que otras personas en tu empresa tengan ideas sobre cómo adaptarse mejor al cambio. Pide consejos, sugerencias y opiniones sobre cómo te estás adaptando al cambio. Las épocas de cambio son oportunidades para construir puentes, no muros. Son ocasiones para abrirse a las sugerencias, no para cerrarse.
 

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Desafíos del compromiso generados por el cambio

Cada vez que cambia algo importante en una organización, surgen nuevos obstáculos. Algunos son personales, otros evolucionan en el núcleo de los equipos de trabajo y otros aparecen a todos niveles de la empresa. Para comprometernos con éxito en el cambio de una organización, debemos ser conscientes de las dificultades y estar preparados para enfrentarnos a ellas con seguridad y profesionalismo.

Normalmente el cambio genera cierta resistencia. Cuando el entorno laboral cambia, las personas sienten que pierden poder, autonomía o recursos y, como consecuencia, se aferran a su status quo. Si queremos comprometernos con el cambio, debemos ponernos a nosotros mismos a prueba y convencer a los demás para que disminuyan su resistencia y se enfoquen en los resultados positivos.

Uno de los mayores desafíos del compromiso por el cambio es conseguir que las personas se tomen el cambio en serio. En épocas de cambio suele adoptarse una actitud de "esperar a ver qué pasa", sin aceptarlo ni resistirse. Nuestro desafío es inspirarnos a nosotros mismos y a los demás a aceptar el cambio, apoyarlo y abogar por él.

 

Los cambios suelen generar ansiedad; sin embargo, las personas aceptarán con mayor facilidad las noticias y los equipos trabajarán mejor si reducimos la inquietud al mínimo. Nuestro desafío para minimizar la ansiedad es entender el plan para el cambio, expresar nuestro nivel de compromiso con el mismo y entender qué tanto el plan como nuestro plan y nuestra participación evolucionarán durante el proceso de cambio.

 

Los cambios organizacionales pueden crear fracturas al interior de la empresa. Durante un cambio, las organizaciones suelen experimentar el "efecto silo" entre sus departamentos, funciones y equipos de trabajo. Éste se produce cuando los grupos comienzan a funcionar de forma independiente de los departamentos o equipos cuyas responsabilidades se traslapan con las suyas. La cooperación y la comunicación quedan reducidas al mínimo. Como participantes en el cambio de la organización, debemos derribar las barreras y construir puentes de colaboración entre las distintas áreas de la empresa.

 

Cuando el entorno de trabajo cambia suele haber una cierta confusión sobre las prioridades. Si, por ejemplo, hay un nuevo director, ¿cuál creerá que es la principal prioridad? Si queremos realizar el cambio con éxito, ¿en qué debemos centrarnos primero? Este reto se supera mediante una planificación cuidadosa y detallada.

 

 

Dirigiéndo el cambio sin autoridad

Durante las épocas de cambio, a veces nos anticipamos demasiado en nuestras supocisiones. Si caemos en la trampa de pensar continuamente "¿qué pasará si...", perderemos de vista el presente. Debemos asumir los cambios a medida que vayan llegando para que el proceso sea menos abrumador.

 

Imagina el peor de los casos. Hasta que no nos ponemos en el peor de los casos no podemos decir que nos hemos realmente enfrentado a algo. Pregúntate qué es lo peor que podría ocurrir como resultado de este cambio. Plantéate si el cambio podría llevarte más allá de tus posibilidades, si podría crear consecuencias negativas con los superiores o los miembros del equipo y cómo afectaría a tu energía y a tu rendimiento.

 

Prepárate para aceptarlo. No se trata de decir "si tiene que pasar, que pase", sino de prepararse a fondo para el peor de los casos. Es el mismo tipo de preparación que realizan los expertos en emergencias. Es muy probable que nunca ocurra una catástrofe de esa dimensión, pero si pasara, están preparados para enfrentarla.

 

Planea mejorar una situación para evitar el peor de los casos. Debemos estar dispuestos a invertir nuestras energías y recursos en este esfuerzo. Considera de qué manera podría evitarse llegar a la peor situación posible. En el proceso de planificación, plantéate mejorar la comunicación, unir esfuerzos de equipo e intervenir preventivamente.

 

Mantente ocupado. En ocasiones el cambio nos frena y nos deja desorganizados y desmotivados. En estos períodos de nuestra carrera debemos reunir toda la energía posible y mantenernos ocupados. Así no solo evitaremos preocuparnos excesivamente por la situación, sino que además mejorará nuestra imagen dentro de la empresa en un momento crítico.

 

Coopera con lo inevitable. No podemos evitar ni esquivar el cambio porque forma parte de tu trayectoria profesional. Si tienes esto presente, no perderás tiempo ni energía luchando contra los cambios inevitables.

 

Haz las cosas lo mejor posible. La regla fundamental del profesionalismo en los negocios es hacerlo todo siempre lo mejor posible. Esto nos motiva internamente y hace que nuestros esfuerzos superen cualquier cambio al que nos enfrentemos. Sea cual sea el modo en el que el cambio afecte nuestra carrera, debemos poder decir, a los demás, y a nosotros mismos, que lo hicimos lo mejor posible.

 

Sé entusiasta en el trabajo. ¿Cómo puedes aumentar tu entusiasmo por el trabajo? ¿Y la motivación? ¿Qué puedes hacer para aportar el máximo de energía posible a tu trabajo? En épocas de cambio necesitamos todo el entusiasmo posible. Cuando somos entusiastas hacemos más cosas, mejor y con menos recursos, además de sentirnos más satisfechos y realizados con nuestro trabajo.

 

 

 

 

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